6月4日下午，所学生会组织各部门负责人、学术部的成员召开了关于近期工作的碰头会，科技处任副处长、人教处卢老师、张老师参加会议，并发表重要讲话，秘书处何庆主持会议。
张老师首先对学生会各部门近期开展的一些列工作表示认可，包括体育部的足球赛，文艺部的扫盲舞会等。然后对近期工作的安排进行了说明，首先对学术部的几项活动作出了指示，尤其是响应"关于征集声学所第三届青年学术会议论文的通知"的动员。
任处长首先发表讲话，她回顾了所青年学术会议一路走来的征程。从99年第一届，03年第二届，至今已经10年了，分别收到90多篇和100多篇文章，当时张老师也参与了第二届会议的组织工作。当时的所长田静博士把工作安排给任处长时，希望每隔两年能搞一次这样的活动，活跃所内学术研讨氛围。虽然因为种种原因的制约，第三届会议终于在大家的期待中到来了，所领导都很重视，给予很高的支持。会议的参加者包括所内广泛的学生和职工，提交的文章可以只是思想的火花，并不一定很成熟。当时大家交流得很激烈，不同领域、不同学科之间的思想，相互碰撞、相互借鉴，会后大家一致认为收获很大，有不少思想可以借用。另一方面，登台演讲，这也是个锻炼自身、实践的机会。目前，收到的稿件数目不多，我们希望大家能踊跃投稿，获得这么好的机会，也能在繁忙的学业之余交流放松。
张老师随后发表讲话强调。这次会议，对文章内容的要求比较宽泛，限制很少。希望20多位留所的学生，研二、博二的学生都能积极投稿，参与了可以获得平时学术交流活动的学分，是很好的事情。
卢老师赶到现场，对本次活动发表讲话。她说，这次会议对文章体裁不限，对同学们是很好的机会，可以解决演讲缺乏实践锻炼的问题，以免到了毕业答辩时表达成了问题，只会念出来可不行。
任处长也强调，希望并欢迎大家挑战权威，要勇于质疑。所领导很重视，希望大家有不同的观点，交流各种不同的问题。如果水平较高，有可能发表在高级别的杂志上。
同学们纷纷表示将积极响应号召，认真准备投稿，同时动员身边的同学一起参与。
针对同学们的问题和疑虑，几位领导作了解答，简单罗列如下：
1，本次文章可以提交已投、或在投的文章，整理成文集仅供内部交流，不会产生一稿多投现象。
2，如果提交的是初步的思想，今后还想深入研究投其它杂志，担心本次文章被收录到其它杂志中产生麻烦？我们可以跟老师说明，不被收录，尽管放心。
3，是否担心因为投稿人数过多，产生撞车现象？我们鼓励大家多投稿，这是好现象，这个应该不是问题。
4，虽然算学分，但是并不是只要投稿就能抵所内毕业要求的一篇文章；但是如果被评为优秀，或者其它符合标准的杂志收录，是可以和科技处沟通的。
5，本次会议的截稿时间延至6月15号，更多细节请参考http://www.ioa.ac.cn/outernews/news_view.asp?newsid=5747
随后各部门汇报了近期工作的打算、准备情况、以及遇到的实际问题。大家纷纷献计献策，共同商讨，把工作不断向前推进。同时学术部近期的毕业生学术交流活动，文艺部的毕业生欢送会，体育部的篮球赛等，都在精心的准备中，欢迎大家积极参加。
2009年6月4日星期四
