中国科学院声学研究所会议费管理办法----中国科学院声学研究所

　　第一章总则

　　第一条为贯彻落实国家关于推进科技领域简政放权、放管结合、优化服务的要求，规范我所会议费管理，根据中办、国办《进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》，参照《财政部、国家机关事务管理局、中共中央直属机关事务管理局关于印发<中央和国家机关会议费管理办法>的通知》（财行〔2016〕214号），依据《中国科学院会议费管理办法（试行）》（科发条财字〔2016〕103号）的规定，结合我所实际情况，特制定本办法。

　　第二条本办法适用于声学所所属各部门（含实验室）组织或承办且在国内召开的以科学研究、决策咨询、学术交流、成果转移转化等为主要内容的各种会议，以及由合作单位主办委托声学所管理的各类会议，如学术会议、研讨会、评审会、座谈会、答辩会、验收会和总结表彰会等。

　　第三条会议主办或承办部门应严格控制会议数量和规模；召开业务性会议按照实事求是、精简高效、厉行节约的原则，按照科研活动的需求确定会议数量、天数和人数。

　　第二章开支范围和标准

　　第四条会议费开支包括会议住宿费、伙食费和其他费用。其他费用包括会议场所租赁、交通费、文件印刷费、办公用品、应急用必备医药费和会议服务费等。

　　前款所称交通费是指用于会议代表接送站，依据会议统一组织代表考察、调研等发生的交通支出。

　　第五条会议费用开支实行综合定额控制，各项费用之间可以调剂使用。

　　会议费综合定额标准如下：

　　单位：元/人、天

住宿费	伙食费	其他费用	合计
340	130	80	550

　　综合定额标准是会议费开支的基本控制额度，各部门、实验室应在综合定额标准以内结算报销。

　　参加会议的外籍知名专家和院士达到3人且占参会人数1/3以上的，综合定额标准可提高20%。

　　由合作单位主办委托声学所管理召开的会议，按主办方指定地点住宿费实际开支进行结算报销。

　　第三章会议费管理

　　第六条建立声学所会议计划编制和审批制度，严格按审批制度进行会议管理。

　　第七条严格控制会议费预算规模，将各部门召开会议计划及预算纳入声学所“部门预算”。

　　第八条建立“工作会议”会议费公示制度。会议主办或承办部门将非涉密工作会议的名称、主要内容、参会人数、经费开支等信息报综合办公室在所内予以公开。

　　第九条会议主办、承办单位经办人员应在会议结束后30个工作日内办理报销手续。会议费报销时应当提供会议审批文件、会议通知（日程）、实际参会人员签到表、定点饭店政府采购验收单、会议服务单位提供的费用结算明细等原始单据。

　　财务管理部严格按规定审核会议费开支，对未列入年度会议计划或未经批准召开的，以及超范围、超标准开支的经费不予报销。

　　第十条各部门召开会议原则上在单位内部会议场所召开，并充分运用电视电话、网络视频等现代信息技术手段，降低会议成本，提高会议效率。不得到党中央、国务院明令禁止的风景名胜区召开会议（处于风景名胜区单位在单位内部召开的会议除外）。无外地代表的会议原则上不安排住宿。

　　第十一条会议代表参加会议发生的城市间交通费，原则上回参会人员工作单位报销。确因工作需要，邀请专家、学者和有关人员参加会议写明情况可按差旅费规定只报销城市间交通费。

　　第十二条会议费用严格执行项目（课题）、职能部门的预算，由主办或承办会议的项目（课题）组、职能部门承担。

　　第十三条会议收取的注册费、会务费、资料费、资助费等，遵循“收支两条线”原则，由财务管理部统一管理。支出超过5万元的会议可委托具有相应资质的会议公司提供会议服务，应签订合同并按合同据实结算，会议收支结算表作为会议支出报销凭据。

　　第十四条会议费支付，应当严格按照国库集中支付制度和公务卡管理制度的有关规定执行，以银行转账或公务卡等非现金方式结算。

　　第十五条涉密会议严格按照“保密法”等国家有关规定执行。

　　第四章会议计划编制和审批

　　第十六条各部门于每年“二上预算”前（每年11月前后）将会议计划及预算报财务管理部，纳入下年度“部门预算”。

　　第十七条会议主办或承办部门根据会议计划及项目（课题）、部门的预算，于会议召开前拟定会议的申报文件报送主管职能部门审批，作为会议报销依据。

　　（一）职能部门工作会议：报综合办公室及主管所领导审批；

　　（二）实验室工作会议：报综合办公室审批；

　　（三）实验室科技研讨、项目评审、验收等会议：报业务归口主管职能部门审批。

　　会议申报应包括会议数量、会议名称、召开的理由、主要内容、时间、地点、代表人数、工作人员数、所需经费及列支渠道等内容（见附件）。

　　第十八条各部门须严格执行会议计划，原则上不得召开计划外会议。确因工作需要临时召开会议的，应由主办部门至少于会议召开前提出申请，经主管审批部门审核同意后报财务管理部及主管财务所领导审批后方可执行。

　　第五章　监督问责

　　第十九条会议主办或承办单位对会议业务内容的真实性及票据来源的合法性负直接责任；各部门、实验室负责人应加强对本单元会议活动和经费报销的内控管理，对会议业务内容真实性负直接领导责任；各主管职能部门及相关领导对分管工作范围内的会议活动负领导责任；财务人员对会议费报销内容负审核监督责任，对不符合本规定的不予报销。内部监察审计部门对会议费管理和使用情况进行日常监督检查。

　　第二十条全所接受审计及院相关部门对会议活动及相关经费支出的审计、监督、检查。

　　第二十一条严禁各部门、实验室借会议名义组织会餐或安排宴请；严禁套取会议费设立“小金库”；严禁在会议费中列支公务接待费。严格执行会议用房标准，不安排宴请，不上烟酒，不提供水果；不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观；严禁组织高消费娱乐、健身活动；严禁以任何名义发放纪念品；严禁发放与会议业务内容无关的物品。

　　第二十二条　违反本办法规定，有下列行为之一的，依法依规追究会议承办部门和相关人员的责任：

　　（一）虚报、冒领手段骗取会议费的；

　　（二）虚报会议人数、天数等进行报销的；

　　（三）违规扩大会议费开支范围，擅自提高会议费开支标准的；

　　（四）违规报销与会议无关费用的；

　　（五）其他违反本办法行为的。

　　有前款所列行为之一的，违规资金予以追回，并经报批后予以通报。对直接责任人和相关负责人，按相关规定给予行政处分。科研人员涉及虚报、冒领骗取会议费的，取消一定期间院、所级科研项目申请资格。涉嫌违法的，移送司法机关处理。

　　第六章附则

　　第二十三条本办法自2016年11月1日起实行。原《中国科学院声学研究所会议费管理办法》（声财字〔2013〕100号）同时废止。

　　第二十四条所属各研究站应参照本办法制定研究站会议费管理办法。

　　第二十五条本办法由财务管理部负责解释。